Confiez la gestion de votre administratifGestion administrative

Le classement des courriers

Le classement des courriers, classement, secrétariat

Le classement des courriers – ENTRE URGENCES ET AVERSION

Le courrier arrive tous les jours de la semaine, s’entasse dans un placard, un tiroir ou sur le meuble de l’entrée. Comment faire pour arriver au bout de ce cycle infernal.

On se dit que demain on aura le temps, que la facture doit être payée dans 15 jours (c’est long 15 jours, on a le temps !)… Mais passé l’ouverture du courrier, on l’a déjà oublié et on commence à faire tout ce qui nous attend et on laisse la petite pile de courrier de côté. Alors stop. On prend de bonnes habitudes.

1- LIEU ET MATÉRIEL ADÉQUAT

On sort de la voiture, on a les bras chargés. Dès l’entrée on pose tout et on regarde son courrier. On ouvre les enveloppes, on les jette et on commence à trier. Les factures et courrier d’un côté, les magazines et prospectus de l’autre.

Pour tout ce qui est publicité, il est bon de limiter sa consommation. Ça nous évite de les jeter directement sans les regarder. Des étiquettes à coller sur la boite aux lettres sont disponibles (http://preventiondechets.fne.asso.fr/fr/jagis/lautocollant-stop-pub/comment-se-procurer-le-stop-pub.html). Si toute fois on préfère garder les prospectus on se donne une date limite pour les jeter. Les flyers de promotion des grandes surfaces ne sont pas valables plus d’un mois!!

Comme on a prévu et on est très organisé, on met tout ce que l’on veut pas dans la petites poubelle de l’entrée pour ne pas laisser les enveloppes déchirée et autres publicités dans un petit coin.

2- LE DÉBUT DU TRI

A ce moment-là plusieurs solutions d’offre à nous.

La première, je li, je tri, je paye, je range tout de suite. Le chéquier est à portée de main pour les factures, les enveloppes de renvois sont prêtes et les timbres pas loin. Dans ce cas-là, pas besoin de plus de matériel.

Deuxième possibilité, échelonner les tâches. On a un trieur sous la main et on tri les factures dans les dossiers correspondantes : à payer de suite, à payer dans 15 jours…

Dans ce cas-là les factures et courriers sont triées de suite et traitées au fur et à mesure. Mais ne pas oublier de ré ouvrir ce trieur pour faire le traitement des documents à la date convenue ! Pour éviter de placer à plusieurs endroits différents les courriers, on peut très bien avoir un intercalaire pour les documents à archiver.

3- PENSER AUX SERVICES EN LIGNE

La plupart des fournisseurs proposent actuellement de vous faire parvenir vos factures par mail. Il suffit de se connecter à son espace client et/ou à sa boîte mail pour obtenir sa facture. Dans ce cas, il est bien évident qu’il n’est pas nécessaire de les imprimer et donc de les ranger ! Un stockage en ligne ou sur un disque externe est suffisant.

Dans ce cas de figure on peut très bien imaginer un classement par année et un sous classement par mois. Rien de plus simple.

C’est bon pour la planète et c’est un gain de temps non négligeable.

4- L’ULTIME ÉTAPE, LE RANGEMENT

Ça y est vous y êtes presque !!! Il est temps de remplir les classeurs qui sont rangés dans le placard du bureau. Le plus simple est de faire un classement par thèmes :

  • Banques : relevés, crédit, placements..

  • Travail: contrat de travail, papiers de fin de contrat…

  • famille: contrat de la nourrice, les papiers concernant l’école, les actes de naissances et les contrats de mariage…

  • habitation: Les contrats assurance de la maison, de la voiture, les quittances de loyers, les factures gaz, eau, électricité…

Vous pouvez utiliser des couleurs pour chaque thème pour Le classement des courriers.  Prenez des couleurs qui vous convienne et non des couleurs prédéterminées pour vous. Quand vous aurez besoin de chercher un document, ça sera plus facile pour vous si vous êtes à l’aise avec votre classement !!

Bon courage à tous !

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *